Chi si occupa della conservazione digitale dei documenti e cos'è

Chi si occupa della conservazione digitale dei documenti e cos’è

Cos’è esattamente la conservazione digitale dei documenti? Perché è così importante ma soprattutto quali sono i benefici che offre nel breve e lungo termine? Ecco quello che c’è da sapere sull’argomento e perché ogni azienda deve fare affidamento su tecnologie informatiche all’avanguardia e in linea con le norme di settore.

Conservazione digitale dei documenti: cos’è?

Conservare la documentazione digitalmente vuol dire non solo eliminare il cartaceo. La trasformazione dei documenti in digitale, nei casi disciplinati dalla legge, permette anche di distruggere il formato cartaceo originale e di evitare la stampa. Inoltre serve a garantire la facile leggibilità dei documenti, oltre che la facile reperibilità ma soprattutto l’autenticità. Conservare digitalmente i documenti comporta anche l’apposizione della firma digitale e della marca temporale.

I vantaggi e i benefici che ne derivano sono numerosi, a partire dall’efficienza gestionale e dalla velocità con la quale sarà possibile reperire un documento anche molto datato o leggere senza alcuna difficoltà le informazioni in esso contenute. La conservazione digitale permette quindi di avere un maggior controllo sui vari processi di archiviazione, riducendo al contempo i costi per il personale. Conseguentemente sarà possibile anche avere più spazio per l’archiviazione e abbattere i tempi necessari per lo svolgimento delle attività relative ai documenti.

Sarà il responsabile della conservazione, ovvero una figura indispensabile per ogni ente pubblico, azienda o studio professionale. Il responsabile, infatti, gestisce ad ampio raggio tutti i flussi documentali, sia in entrata che in uscita, applicando la firma elettronica e la marca temporale. Lo scopo è quello di garantire una conservazione sicura ma soprattutto nel rispetto delle leggi in vigore.

Questo soggetto, quando necessario, assicura anche la presenza di un pubblico ufficiale e provvede, per gli organi amministrativi statali, al deposito dei documenti presso gli archivi ufficiali, secondo quanto prescritto dalle norme in vigore. Si occuperà anche di predisporre il manuale di conservazione, provvedendo all’aggiornamento periodico in base alle modifiche di legge.

La conservazione a cura di soggetti specializzati

Delegare la conservazione dei propri documenti ad un soggetto specializzato consente di risparmiare sui costi produttivi e di abbattere a monte il rischio di commettere errori gestionali che possono costare cari. Affidarsi ad un soggetto altamente qualificato è anche un modo per ottenere maggiore efficienza organizzativa, specialmente in termini di modernità gestionale, rapidità e disponibilità.

A questo riguardo Savino Solution, società che ha ricevuto l’accreditamente ufficiale giuridico AGID, offre garanzie tecnologiche avanzate e servizi di elevata qualità. L’ampia offerta delle soluzioni che riguardano la conservazione digitale dei documenti rispetta le norme di settore e si rivolge a tutte le esigenze di business.

Tenuto conto degli standard di sicurezza informatici, con particolare riferimento alla protezione delle informazioni scambiate e dati personali, l’azienda Savino Solution adotta tutte le misure necessarie in relazione all’evolversi del contesto tecnologico e normativo. Oltre ai vari documenti standard, quali ad esempio fatture, contratti, libri sociali, modelli di pagamento etc, sarà anche possibile richiedere la creazione di nuove tipologie, in base alle necessità del caso, concordando i metadati e modalità di inoltro.

Coloro che intendono ridurre le spese dirette e indirette sui vari sui processi operativi, avere la certezza di adottare soluzioni conformi al quadro normativo attuale e velocizzare i tempi per le incombenze relative ai documenti possono visitare il sito www.savinosolution.com, in cui trovare tutte le informazioni del caso e compilare l’apposito form per fissare un appuntamento con un esperto.