Che cos’è Microsoft Teams e perché dovresti iniziare a usarlo adesso

Se sei il titolare di un’azienda, hai bisogno di uno strumento che ti permetta di condividere facilmente le informazioni con i tuoi collaboratori.

Oggi come oggi ci sono molti tool di questo genere, ma quello sviluppato da Microsoft è certamente uno dei più completi e non può mancare nella progettazione e implementazione di una rete informatica aziendale moderna.

Che cos’è Microsoft Teams

Microsoft Teams è una vera e propria piattaforma di collaborazione per un gruppo di persone.

In sintesi, permette di archiviare e condividere documenti, fare meeting on line, avere un calendario comune, sfruttare la suite Office di Microsoft, inviare messaggi diretti (chat) e, grazie a dei connettori, integrare in Teams anche strumenti esterni.

Puoi creare dei canali (team appunto) in cui collaborare con alcune persone e con altre no. Per esempio, puoi impostare il team Vendite in cui saranno aggiunte solo le persone che lavorano in quella divisione e che vedranno soltanto le risorse riservate a loro come i listini, le scontistiche, le schede prodotto, gli appuntamenti fissati.

Microsoft punta moltissimo su questa sua applicazione, tanto è vero con la integrerà nella nuova versione del suo sistema operativo, Windows 11.

Come funziona Microsoft Teams?

Teams rappresenta quindi un hub, un punto di incontro per le conversazioni del posto di lavoro, gruppi di lavoro collaborativi, video chat e condivisione di documenti, con l’obiettivo di aumentare la produttività in un’unica suite di strumenti.

Lanciato nel 2017, oggi sta per raggiungere i 250 milioni di utenti attivi al mese.

Oltre che per Windows, Microsoft ha sviluppato anche la relativa app per gli smartphone, per cui puoi avere Teams sempre con te, pronto all’uso.

Team e canali

Come lascia intendere il nome, Team si basa su gruppi di collaboratori. I team possono variare per dimensione e scopi, come i reparti di un’azienda.

Quando crei un team, viene configurato automaticamente anche un gruppo di Microsoft 365, con il relativo sito SharePoint e l’accesso OneNote. Inoltre, per ogni team, Teams crea di default un canale “Generale”.

Ma a parte le cose tecniche, all’interno di un team si possono creare anche dei canali che hanno un focus più definito, come un progetto o un argomento specifico.

I canali possono essere:

• Standard: chiunque ha l’accesso a quel team può accedere anche al canale
• Privati: l’accesso è limitato solo a certi utenti.

I canali funzionano molto meglio delle e-mail, perché raggruppano in modo più efficace le discussioni all’interno di un tema.

Messaggistica e video chiamate

Oltre ai canali, Teams permette di interagire con i propri colleghi attraverso un sistema di messaggistica istantanea, una chat che supporta emoji, testi formattati, gif, menzioni, bot e condivisione di file.

Dall’interno delle discussioni si può accedere rapidamente anche a una video chiamata cliccando un bottone.

Una barra di ricerca posizionata in alto permette di ricercare vecchi messaggi, file o persone dell’organizzazione.

Organizzazione dei documenti

Basta con la ricerca di file che le persone archiviano secondo un loro codice non condiviso. Con i canali di MIcrosoft Teams potrai salvare i documenti seguendo un’organizzazione predefinita, in modo da recuperare più facilmente le informazioni che cerchi.

Non ci sarà più nemmeno bisogno di inviare i documenti come allegati di posta elettronica!

Modifica collaborativa dei documenti di Office

Grazie all’integrazione con la suite Microsoft Office, è possibile creare e modificare documenti sempre rimanendo all’interno di Teams.

Ma la caratteristica più importante è quella di poter editare un contenuto in tempo reale insieme ad altri collaboratori. Insomma, sarà molto più semplice rivedere un documento a 4 mani, visto anche che tutte le modifiche eseguite saranno tracciate all’interno del documento stesso.

Sincronizzazione dei calendari

Grazie all’integrazione con Outlook, Teams riesce a sincronizzare i calendari per fornire un accesso immediato agli orari e creare meeting nei tempi giusti. Non dovrai più saltare da un’applicazione all’altra, sprecando tempo prezioso. Se programmi una riunione, questa finisce automaticamente sul calendario.

Riunioni video e voce

I meeting on line sono sempre più diffusi e Teams supporta egregiamente queste funzioni, tanto è vero che ha finito per rimpiazzare Microsoft Skype.

Durante una riunione on line puoi facilmente condividere il tuo schermo per far vedere informazioni importanti anche agli altri partecipanti del meeting.

Integrazioni e automazioni

Oltre a tutto queste caratteristiche puoi ampliare le funzioni di Teams sia attraverso app sviluppate dalla stessa Microsoft come Wiki, Tasks o Lists, sia tramite programmi sviluppati da produttori terzi.

In particolari molti sviluppatori forniscono connettori per integrare il proprio software con Teams. È il caso di Trello, Wrike, Mindmeister, Bitbucket e moltissimi altri.

Conclusioni

Microsoft Teams riesce a portare gli strumenti di condivisione, collaborazione e comunicazione per i tuoi collaboratori, sotto un’unica piattaforma. Vale la pena di provarlo.